업무 이메일 작성 규칙

## 이 규칙을 쓰는 이유

업무 이메일을 AI에게 맡기면 대개 **배경 설명부터** 시작해 용건이 마지막에 나온다. 읽는 사람은 끝까지 읽어야 자기가 뭘 해야 하는지 알 수 있다. 바쁜 사람은 끝까지 읽지 않는다. 읽는 사람이 알고 싶은 것은 세 가지다. 무엇을 해달라는 건지, 언제까지인지, 왜 필요한지.

아래 규칙은 그 세 가지가 처음부터 분명하게 만드는 것이 목적이다.

## 섹션 순서

이 순서를 바꾸지 않는다.

1. **제목** — 결론을 담는다 (예: "OO 검토 요청 - 8/6까지")
2. **첫 문장** — 요청 또는 결론
3. **배경** — 필요한 만큼만
4. **필요한 조치와 기한**

배경이 길어야 하면 아래로 내리고, 첫 문장은 항상 용건이어야 한다.

## 배경보다 용건을 먼저 쓴다

상황 설명부터 시작하지 않는다. **원하는 것**을 먼저 쓰고 이유는 뒤에 붙인다.

- 이렇게 쓰지 않는다: `지난주 논의됐던 결제 모듈 관련해서 몇 가지 이슈가 있어 공유드립니다. (중략) 그래서 검토 부탁드립니다.`
- 이렇게 쓴다: `결제 모듈 변경안 검토를 요청드립니다. 이유는 아래와 같습니다.`

첫 줄만 읽어도 무엇을 해야 하는지 알 수 있어야 한다.

## 요청은 행동으로 구체화한다

"확인 부탁드립니다", "검토 부탁드립니다"로 끝내지 않는다. **무엇을, 어떤 형태로** 해달라는 건지 쓴다.

- 이렇게 쓰지 않는다: `검토 부탁드립니다`
- 이렇게 쓴다: `첨부한 A안과 B안 중 하나를 선택해 회신 부탁드립니다. 별도 의견 없으시면 A안으로 진행하겠습니다.`

받는 사람이 무엇을 하면 이 메일이 끝나는지가 분명해야 한다.

## 기한 없는 요청은 요청이 아니다

"가능하실 때", "편하신 시간에"로 끝내지 않는다. **구체적인 날짜**를 쓴다.

- 이렇게 쓰지 않는다: `가능하실 때 확인 부탁드립니다`
- 이렇게 쓴다: `이번 주 목요일(8/6) 오후까지 회신 부탁드립니다. 늦어지면 다음 배포 일정에 반영이 어렵습니다.`

기한과 함께, 기한을 넘기면 무엇이 늦어지는지도 밝히면 우선순위 판단에 도움이 된다.

## 완곡함이 모호함이 되지 않게 쓴다

예의를 차리려다 요청 자체가 흐려지지 않게 한다. 정중함은 어투에서 오는 것이지, 요청을 흐릿하게 쓰는 데서 오지 않는다.

- 이렇게 쓰지 않는다: `혹시 시간 되실 때 한번 봐주시면 감사하겠습니다`
- 이렇게 쓴다: `번거로우시겠지만 8/6까지 검토 부탁드립니다. 감사합니다.`

## 분량과 톤

- 용건이 두 개 이상이면 번호를 매겨 분리한다. 한 문단에 섞지 않는다.
- 참조(CC)는 실제로 알아야 할 사람만 넣는다.
- 평서 존댓말로 쓴다. 감정 표현("너무 급합니다!")보다 사실과 기한으로 급함을 전달한다.

## 쓰기 전에 확인할 것

- 첫 문장이 배경이 아니라 용건인가
- 요청이 행동으로 구체화돼 있는가
- 기한이 날짜로 명시돼 있는가
- 완곡한 표현 때문에 요청이 흐려지지 않았는가
- 용건이 여러 개면 분리돼 있는가

흔히 나오는 실패 예시는 `bad-examples.md`에 정리해 두었다. 처음 몇 번은 그것과 비교해 보면 빠르다.

# 흔한 실패 예시와 교정

업무 이메일에서 반복적으로 나오는 네 가지 패턴이다. 왼쪽이 자주 나오는 문장, 오른쪽이 교정이다.

## 1. 배경부터 시작해 용건이 마지막에

**자주 나오는 것**

> 안녕하세요. 지난주 회의에서 논의됐던 API 응답 속도 관련해서 몇 가지 확인해봤는데, 캐시 설정이 원인일 가능성이 있어 보이고 로그도 확인해봤습니다. (중략) 그래서 관련해서 한번 검토 부탁드립니다.

용건에 도달하기까지 배경을 다 읽어야 한다. 바쁜 사람은 중간에 놓친다.

**교정**

> 안녕하세요. API 응답 속도 저하 원인(캐시 설정 추정)에 대한 검토를 요청드립니다.
> 배경: 지난주 회의에서 논의된 이슈이며, 로그 확인 결과 캐시 만료 주기가 원인으로 보입니다.

첫 문장에 용건을 두고, 배경은 그다음에 필요한 만큼만 붙인다.

## 2. 기한 없는 요청

**자주 나오는 것**

> 가능하실 때 확인 부탁드립니다.

받는 사람이 언제까지 처리해야 하는지 알 수 없어 우선순위에서 밀리기 쉽다.

**교정**

> 이번 주 금요일(8/7)까지 확인 부탁드립니다. 다음 주 월요일 배포에 반영해야 해서 그 전까지 회신이 필요합니다.

기한과 함께 그 기한이 왜 필요한지를 붙이면 우선순위 판단에 도움이 된다.

## 3. 모호한 요청

**자주 나오는 것**

> 첨부 문서 검토 부탁드립니다.

무엇을 검토해달라는 건지(오탈자인지, 방향성인지, 승인 여부인지) 불명확하다.

**교정**

> 첨부한 기획안에서 2번 섹션(예산안)이 맞는지 확인 부탁드립니다. 문제없으면 회신 없이 승인으로 간주하겠습니다.

무엇을 확인해야 하는지와, 회신이 없을 때 어떻게 처리되는지까지 밝힌다.

## 4. 여러 용건이 한 문단에 섞임

**자주 나오는 것**

> 지난번 요청드린 자료도 궁금하고, 다음 주 미팅 일정도 조율이 필요하고, 추가로 예산 관련해서도 여쭤보고 싶습니다.

받는 사람이 어느 것부터 답해야 할지, 몇 개에 답해야 하는지 헷갈린다.

**교정**

> 아래 세 가지를 확인 부탁드립니다.
> 1. 지난주 요청드린 사용자 데이터 — 언제 전달 가능하신지
> 2. 다음 주 미팅 — 화요일 오후 2시 가능하신지
> 3. 예산안 — 첨부한 수정안으로 진행해도 되는지

번호를 매겨 분리하면 답변 누락을 막을 수 있다.

## 확인 순서

작성 후 위에서부터 훑으며 네 가지를 본다.

1. 첫 문장이 배경 설명으로 시작하는가
2. 기한 없는 요청이 있는가
3. "확인/검토 부탁드립니다"로만 끝나는 문장이 있는가
4. 여러 용건이 한 문단에 섞여 있는가

하나라도 걸리면 그 문장만 고친다. 전체를 다시 쓸 필요는 없다.